创建Access2007查阅字段列

创建Access2007查阅字段列

      在向2007表中输入数据时，常常出现输入的数据是一个数据汇合中的某个值的情况。例如输入老师职称时，肯定是“传授、副传授、讲师、助教”这个职称汇合中的某个值。对于这种类型的数据，最简略的方法是利用Access2007提供的插入“查阅列”的方法间接创建字段列，或许在减少老师职称字段后，在查询设计视图中停止设置。
      当插入查阅字段后，就可能不用输入数据，而采取从一个列表中抉择数据的模式。这样既放慢了数据输入的速度，又保证了输入数据的正确性。
      查阅字段数值的起源有两种情况：查阅列查阅表或查询中的数值；创建“值列表”。

一、创建“值列表”查阅字段列

创建“值列表”查阅字段列

例1   在“老师”表中，插入“职称”的查阅字段列，操作步骤如下：
（1）打开“教学治理”“老师”表。
（2）在“数据表”选项卡上的“字段和列”组中，抉择“查阅列”按钮。
（3）在打开的“请确定查阅获取其数值的模式”对话框中，选中“利用查阅列查阅表或查询中的值”单选按钮，然后单击“下一步”按钮，如图1所示。
（4）在打开的“请确定在查阅列中显示哪些值”对话框中，依次在列表中输入“传授”、“副传授”、“讲师”和“助教”，然后单击“下一步”，如图2所示。

图1   确定查阅列获取其数值的模式

图2   确定查阅列中蕴含的数值

（5）在打开的“请为查阅列指定标签”对话框中，输入“职称”，然后单击“下一步”按钮，如图3所示。
插入查阅字段列的后果，如图4所示。在职称字段上单击下拉按钮，则出现“职称”列表。

图3   为查阅列指定标签

图4   插入“职称”查阅字段列的后果

二、设置来自“表/查询”的查阅字段

在设计视图中，为已经创建的字段设置查阅字段数据类型。

例2   在“教学治理”数据库的“先生”表中设置“系别”字段列，数据起源于“系别”表，操作步骤如下：
（1）在“教学治理”数据库中，打开“先生”表的设计视图。
（2）在字段“系别”的“数据类型”下拉列表中 ， 单击“查阅导游”命令，如图5所示。
（3）在打开的“请确定查阅列获取其数值的模式”对话框中，选中“利用查询列查询表或许查询中的值”前的单选框，然后单击“下一步”按钮，见图1所示。
（4）在打开的“请确定为查阅列提供数值的表或查询”对话框中，选中“表：系别”命令，如图6所示。
（5）在打开的“请确定那些字段中蕴含有预备蕴含到查阅列中的数值”对话框，单击按钮，把“系别ID”和“系别称号”两个字段抉择到“选定字段”列表中，然后单击“下一步”按钮，如图7所示。
（6）在打开的“请确定要为列表框中的项利用的排序秩序”对话框中，间接单击“下一步”按钮，如图8所示。

图5   抉择“数据类型”为“查阅导游”

图6   抉择为查阅列提供数值的表

图7   确定含有预备蕴含到查阅列中的数值的字段

图8   确定要为列表框中的项利用的排序秩序

（7）在打开的“请指定查阅列中列的宽度”对话框中，单击“下一步”按钮。
（8）打开“请为查阅列指定标签”对话框，在文本框中输入“系别”，然后单击“实现”按钮，如图9所示。

图9   为查阅列指定标签
（9）插入查阅列，实践上建设了查询，经过查询从“系别”表获取数据。打开表的设计视图，内行列源中，可能看到查询的设计后果“SELECT[系别]，[系别ID]，[系别]，[系别称号]DROM系别；”如图10所示。

图10   查询的设计后果

三、创建多值字段

一个超市的某一种商品由多个供应商供货，这是一种常见的现象。利用Access2007的多值字段性能，可能创建一个可从列表中抉择多个供应商的多值字段。选定的供应商存储在多值字段中，显示时由逗号（默许情况下）分隔。

      多值字段是为想要抉择和存储多个选项且不再创建更简单的数据库而设计的 ， 为什么Access2007容许在一个字段中存储多个值，而大少数关系数据库治理制止这样做？缘由是Access2007中的数据库引擎并不是真正将多个值存储在一个字段中。即使用户看到和利用的似乎是一个字段，但这些值实践上单独存储，并且在一个隐藏的系统表中停止治理。Access2007数据库引擎会帮用户解决这些简单工作，主动分隔数据并将其重新搜集在一同，就如同这些值是在一个字段中。
例3   在罗文雅数据库中创建一个产品表，在产品表中，插入一个供应商的多值字段列。操作步骤如下：
（1）打开罗文雅数据库。在“插入”选项卡的“表和列表”组中 ， 单击“表”命令，打开“表1”的数据表视图。
（2）在“数据表”选项卡的“字段和列”组中，单击“查询列”按钮。
（3）在打开的“请确定查阅列获取其数值的模式”对话框中，选中“利用查阅列查阅表或查询中的值”单选按钮，单击“下一步”按钮。
（4）在打开的“请确定查阅列提供数值的表或查询”对话框中，抉择“供应商”表，然后单击“下一步”按钮。
（5）在打开的“请确定哪些字段中含有预备蕴含到查阅列中的数值”对话框中，双击选定“公司”字段，然后单击“下一步”按钮。
（6）在打开的“请确定要为列表框中的项利用的排序秩序”对话框中，间接单击“下一步”按钮。
（7）在打开的“请指定查阅列中列的宽度”对话框中，单击“下一步”按钮。
（8）打开“请为查阅列指定标签”对话框，在文本框中输入“供应商”，并选中“容许多值”复选框，然后单击“实现”按钮。
（9）单击“关闭”按钮后，在打开的“保存表”揭示框中，输入“产品”作为表称号。单击“确定”按钮。
（10）到此，多值字段创建实现。单击“供应商”字段右侧的下拉按钮，可能看到蕴含供应商的名字的下拉列表框，选中其中两个供应商的复选框后，单击“确定”按钮。

注：上面创建的多值字段是基于表。多值字段的值除了可能基于表或查询外，还可能基于值列表。